COMPROMETIDOS CON LA INDUSTRIA DESDE 1952
En el mundo empresarial, los términos Procurement y Purchasing se utilizan con frecuencia como sinónimos, creando a veces confusión respecto a su verdadero alcance. Si bien comparten un terreno común, la realidad es que no son lo mismo.
Comprender las sutiles diferencias entre ellos es fundamental para optimizar las operaciones de la cadena de suministro y alcanzar un desempeño superior. La tendencia a utilizar estos anglicismos en la gestión laboral también contribuye a la falta de claridad sobre dichos conceptos.
Este artículo pretende aclarar las diferencias y similitudes entre procurement y purchasing, analizando sus funciones y servicios específicos. Para iniciar, vamos a traducir los términos al español: Aprovisionamiento (procurement) vs. Compras (purchasing).
El objetivo es eliminar la ambigüedad y definir con precisión cada uno de estos conceptos, brindando una mejor comprensión de su papel dentro del ámbito empresarial.
Procurement, traducido al español como "aprovisionamiento", es un proceso integral que abarca todas las actividades involucradas en la adquisición de bienes y servicios a gran escala, necesarios para las operaciones de una empresa.
Tiene un enfoque más amplio y estratégico.
Este proceso incluye la identificación de necesidades, la búsqueda de proveedores, la negociación de contratos, la gestión de relaciones con proveedores y la evaluación de desempeño.
Va más allá de la simple transacción de compra, enfocándose en la creación de valor a largo plazo y la optimización de los recursos.
Es esencial para cualquier organización, ya que implica la adquisición de los bienes y servicios necesarios para operar. Este proceso puede ser complejo y requerir recursos significativos de la empresa.
Las compañías establecen presupuestos para compras, lo que permite a los gerentes adquirir lo que necesitan dentro de un límite de gasto definido. La capacidad de comprar materiales y servicios específicos puede determinar la rentabilidad de las operaciones, por lo que procurement suele ser un elemento clave de la estrategia empresarial.
Su proceso es regulado por normas internas, a menudo centralizadas por el departamento de contabilidad. El proceso abarca desde la solicitud de compra hasta la aprobación final y el pago. Debido a su complejidad, las empresas suelen recurrir a diferentes áreas internas para llevar a cabo la operación de manera exitosa.
En general, requiere una planificación cuidadosa y una ejecución precisa. Se divide en varios pasos:
El primer paso en el proceso de procurement es identificar y determinar que bienes y servicios necesita la organización. Esto implica trabajar en estrecha colaboración con otras áreas, como producción, marketing y finanzas, para comprender las demandas actuales y futuras.
Una vez que se identifican estas necesidades, se deben definir las especificaciones tales como, características, calidad, cantidad, precio, precio, plazo de entrega, etc. Para proceder con la planificación de las adquisiciones.
Este paso involucra la creación de un plan detallado que incluye en primer lugar el cronograma, donde se establecen plazos desde la solicitud de oferta hasta la recepción y pago. En segundo lugar, el presupuesto, el cual determina el monto máximo a invertir en la adquisición, considerando la rentabilidad y disponibilidad de fondos.
En esta fase, también se evalúan los riesgos potenciales y se desarrollan estrategias para mitigarlos.
Esto involucra la gestación de una estrategia de proveedores, a través del análisis exhaustivo del mercado, para seleccionar al más adecuado. Incluye evaluar y analizar cotizaciones de los proveedores potenciales en términos de calidad, precio, negociación de términos y plazos de entrega confiables.
Una vez que elijas el proveedor apropiado según las necesidades de la organización, ajusta las condiciones de la oferta y obtén más ventajas para la empresa.
La gestión de contratos es una etapa crucial dentro del proceso. Una vez seleccionado el proveedor, la negociación y formalización del contrato son esenciales para asegurar que ambas partes cumplan sus obligaciones.
Esto incluye definir, de manera muy clara, las cláusulas del contrato donde se especifican los detalles del acuerdo, como el precio, la cantidad, la fecha o plazos de entrega, términos de pago, cláusulas de incumplimiento y responsabilidades de cada lado.
Una gestión efectiva de contratos es fundamental para garantizar que ambas partes cumplan con sus obligaciones.
Una vez que se firma el contrato, aprovisionamiento gestiona desde la compra hasta la entrega del bien o servicio. Incluye hacer seguimiento y monitoreo de la entrega, asegurando que se cumplan los plazos y demás especificaciones del contrato. Así como vigilar que se realicen los pagos al proveedor de acuerdo con las condiciones del contrato.
El control de riesgos implica identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales en cada una de las etapas del proceso, desde la planificación hasta la entrega, con la finalidad de minimizar pérdidas y asegurar el éxito de la compra.
Algunas estrategias de control de riesgos incluyen la diversificación de proveedores, el establecimiento de planes de contingencia y la implementación de controles internos robustos.
Más allá de la selección y la negociación de contratos, en esta etapa se construyen y mantienen relaciones sólidas y beneficiosas con los proveedores a lo largo del tiempo.Para ello procure fomenta relaciones de colaboración y trabajo en conjunto para alcanzar objetivos comunes. Así como una comunicación fluida, abierta y transparente para resolver problemas, compartir información de valor y fortalecer una relación de confianza mutua.
No solo se limita a la búsqueda de nuevos proveedores o tecnologías. Se trata de un enfoque colaborativo que involucra a diferentes áreas de la empresa, como producción, logística, finanzas y marketing, para optimizar la cadena de suministro.
Al compartir conocimiento y experiencias con proveedores, procurement impulsa la innovación , generando ideas que mejoran la eficiencia, la calidad y la oferta de productos y servicios. Esta colaboración estratégica genera un círculo virtuoso que beneficia a todos los involucrados, desde la empresa hasta el consumidor final.
Purchasing o “compras” en español es el componente práctico y transaccional dentro del proceso de procurement. Su alcance es principalmente operativo, centrándose en la comunicación diaria con los proveedores y el seguimiento de las entregas. Se enfoca en la ejecución de las compras, desde la emisión de órdenes hasta la recepción de bienes o servicios y el procesamiento de pagos.
Compras es una parte del proceso.
Si bien su impacto es crucial para mantener el flujo constante de la cadena de suministro, su alcance es meramente transaccional. Es decir, purchasing se encarga de las operaciones de compra, mientras que el área de procurement se enfoca en la estrategia y la toma de decisiones a largo plazo.
Mientras que Procurement se centra en la gestión estratégica de la cadena de suministro, compras lo hace en la operatividad, algunas de sus funciones principales incluyen:
Una vez seleccionados los proveedores, purchasing se encarga de realizar y gestionar las órdenes de compra de los bienes, productos y servicios necesarios. Esto incluye definir las cantidades, especificaciones y plazos de entrega requeridos, así como asegurar que los pedidos se realicen de manera oportuna y eficiente.
Es responsable de dar seguimiento a los pedidos realizados, desde su colocación hasta la recepción de los bienes o servicios en la empresa. Esto significa coordinar con los proveedores, resolver problemas y garantizar que los pedidos se entreguen según lo acordado.
Compras juega un papel crucial en la gestión de los inventarios de la empresa. Esto consiste en mantener un equilibrio adecuado entre los niveles de existencias, evitando tanto el exceso como el desabastecimiento, y asegurando que los productos estén disponibles cuando se necesiten.
Esta función asegura el correcto manejo de las obligaciones financieras con los proveedores, lo cual implica gestionar la recepción de facturas, verificar su conformidad con los contratos y las órdenes de compra, y finalmente procesar los pagos de forma puntual y eficiente en cumplimiento con los términos establecidos.
Cuando surgen problemas o reclamos relacionados con los bienes o servicios adquiridos, el equipo de compras es responsable de resolverlos de manera efectiva para evitar que se interrumpa el flujo normal de la cadena de suministros. Esto puede incluir la negociación con proveedores, la gestión de devoluciones y la implementación de medidas correctivas.
Aprovisionamiento y compras tienen enfoques y responsabilidades distintas, sin embargo, estos dos conceptos se complementan y deben trabajar de manera integrada para lograr los objetivos estratégicos y operativos de la organización.
Dentro de las similitudes que comparten se encuentran:
La comprensión de estas similitudes es clave para aprovechar las sinergias entre ambos. Es así como se convierten en procesos complementarios para el éxito de la organización.
Aunque los términos se usan a menudo de forma indistinta, comprender sus diferencias es importante para una gestión eficiente de la cadena de suministro.
Ambos conceptos comparten el objetivo de adquirir bienes y servicios, pero sus enfoques y responsabilidades son distintos.
| Característica | Procurement | Purchasing |
Alcance | Visión estratégica amplia, abarca por completo el ciclo de vida de la adquisición. | Transacciones específicas, ejecuta la compra en sí. |
| Horizonte temporal | Opera a largo plazo y considera la sostenibilidad. | Operan en un marco de tiempo de corto plazo |
Enfoque | Creación de valor y ventaja competitiva. | Eficiencia operativa |
Nivel de decisión | Nivel estratégico | Nivel táctico y operativo |
KPI’s | Costo total de la propiedad, retorno sobre la inversión | Tiempo del ciclo de pedido o cumplimiento de entrega |
Enfoque de las relaciones | Gestión continua de las relaciones con los proveedores, incluye negociar y evaluar. | Interacción específica para completar la transacción. |
Responsabilidad | Análisis de necesidades, sourcing estratégico, gestión de riesgos, etc. | Procesamiento de pedidos, gestión de entregas. |
Comprender las diferencias entre estos dos términos permite a las empresas optimizar sus procesos de compra, mejorar la eficiencia, reducir los costos y fortalecer las relaciones con los proveedores.
Si deseas comprender a fondo la diferencia entre estos términos, te invitamos a visitar nuestro canal de YouTube, en la sección de webinar, donde encontrarás una entrevista fascinante que te ayudará a entender “¿Por qué PROCUREMENT no es comprar?”
En conclusión, ambos conceptos, aunque estrechamente relacionados, desempeñan roles distintos. Procurement es la brújula estratégica, trazando el rumbo de las adquisiciones a largo plazo, mientras que compras se encarga de la navegación diaria, asegurando la ejecución eficiente de las transacciones.
Es la sinergia entre ambos procesos la que permite a las empresas alcanzar un equilibrio entre la planificación estratégica y la ejecución eficiente, logrando optimizar los recursos y fortalecer su competitividad.
Las organizaciones que logran integrar eficazmente procurement y compras se posicionan como líderes en un mercado de alta competencia. Esta integración no solo implica la implementación de herramientas y procesos modernos, sino también una transformación cultural, donde los profesionales del área se convierten en socios estratégicos del negocio, contribuyendo a la creación de valor sostenible y una ventaja competitiva perdurable.
5ta Avenida 9-10 calle S.O.
#81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.
5ta Avenida 9-10 calle S.O. #81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.