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El mundo de hoy avanza, evoluciona y se transforma a una velocidad impresionante. Y en este contexto, el área de compras de las empresas no puede quedarse atrás.
En plena era digital los cambios se hacen sentir, razón por la cual, para sobresalir en un entorno laboral cada vez más exigente, el líder de compras debe estar preparado para afrontar los cambios, además de incentivar y potenciar a su equipo de trabajo.
Debe estar informado de lo que es novedoso, innovador y moderno.
El líder de compras también se enfrenta a nuevos retos como la digitalización, sostenibilidad, competitividad, gestión de riesgo, entre otros.
Estos retos requieren que el líder posea, actualice y mejore sus conocimientos para obtener nuevas competencias o capacidades que le permitan administrar eficientemente el área de compras de una empresa.
¿Qué se necesita para ser un buen líder de compras en el siglo XXI?
Esta es una pregunta que muchos profesionales se hacen ante los desafíos que plantea la era digital, en este artículo nos concentramos en 5 de las mejores prácticas en compras que un líder exitoso debe desarrollar para mejorar su desempeño, aportar valor a la empresa y tener una trayectoria ascendente.
La agilidad en compras se refiere a la capacidad de adaptarse y responder con rapidez a los cambios en el entorno y las necesidades de los clientes, los mercados y la tecnología.
Es una tendencia muy importante en el mundo de los negocios
Requiere de la aplicación de procesos y herramientas ágiles que ayuden a los compradores a ser más proactivos y flexibles. Generando de esta manera ventajas competitivas para la empresa.
También hace uso de la tecnología con miras a optimizar procesos de forma innovadora, reducir costos y mejorar la calidad.
La agilidad en compras brinda numerosas ventajas para las organizaciones, como incrementar la satisfacción y la lealtad de los clientes, optimizar la eficiencia y la productividad, minimizar los riesgos e incertidumbres y generar valor para la empresa.
Esta práctica supone un reto para los líderes y el equipo de compras en general, pues no solo implica tener una visión estratégica enfocada en el cliente, sino fomentar el desarrollo y aprendizaje de nuevas competencias para manejar el cambio.
Los principios que sustentan la agilidad en compras son:
Adaptabilidad: habilidad para adaptarse y reaccionar con rapidez
El líder de compras y su equipo deben ser flexibles y creativos para afrontar los cambios, incluso si ocurren tarde. Esto le ofrece al cliente una ventaja competitiva.
Un buen líder de compras debe formar equipos que tengan motivación, autonomía y comunicación, que sepan responder a los cambios y buscar la calidad técnica.
Proactividad: capacidad de prever los cambios y tomar acciones para evitarlos.
Este principio tiene como objetivo principal brindar valor al cliente de forma continua y oportuna. No puedes esperar a que el usuario te diga qué necesita, sino que debes tomar la iniciativa y ofrecerle soluciones. Así demuestras que manejas y ofreces un área estratégica de servicio.
Colaboración: trabajar con otros actores para alcanzar una meta común.
El líder de compras debe mantener durante todo el proceso de compras una comunicación fluida y constante con el cliente, los proveedores y los desarrolladores, para comprender sus requerimientos, brindarles alternativas y crear valor.
Innovación: capaz de generar nuevas ideas y soluciones ante desafíos.
Es la forma de mejorar el rendimiento y el impacto del proceso de adquisición de bienes y servicios, aplicando el pensamiento creativo para ofrecer soluciones personalizadas, empleando nuevas tecnologías que mejoren la comunicación, colaboración y aprendizaje de todos los involucrados. Explorando nuevas tendencias y soluciones que aporten valor al cliente.
El uso de la tecnología y las herramientas que facilitan la recolección y el análisis de datos son esenciales para implementar la agilidad en compras, pues permiten al líder tomar decisiones precisas y oportunas basadas en la evidencia.
Un equipo de compras es ágil cuando sus procesos se simplifican, aceleran y flexibilizan con la automatización de tareas, lo que ahorra tiempo, dinero y genera valor al acelerar sus entregas.
La agilidad es una actitud que el líder debe adoptar y transmitir a todo el equipo, para crear una cultura orientada a la adaptación, la proactividad y la colaboración.
Si deseas más información, accede a nuestro webinar Agilidad aplicada en los procesos de compras y abastecimientos
La habilidad de relacionarse con proveedores es una competencia clave para el líder de compras, ya que le permite gestionar de forma eficiente y efectiva el proceso de adquisición de bienes y servicios para su organización.
Esta habilidad implica no solo negociar los mejores precios y condiciones, sino también establecer una relación de confianza y colaboración con los proveedores, que se consideran como socios estratégicos del negocio.
Las relaciones de los líderes de compras con los proveedores son fundamentales para el éxito de las organizaciones porque aportan valor en diferentes aspectos, como, por ejemplo:
Garantiza la continuidad y rendimiento del negocio al seleccionar y valorar a los proveedores más relevantes, que le proveen los productos y servicios indispensables. A su vez, reduce los riesgos relacionados con la calidad, la disponibilidad, la entrega, la seguridad y el cumplimiento legal.
Crea soluciones innovadoras gracias a la colaboración con los proveedores, aportando un valor diferencial a su organización, que además refleja su compromiso social y ambiental.
Para relacionarte con los proveedores de forma exitosa, se requiere el manejo de algunas habilidades que faciliten negociación, la colaboración y la confianza. Algunas de estas habilidades son:
Comunicación efectiva:
La comunicación efectiva, tanto oral como escrita, es una habilidad indispensable. Implica que el líder de compras tenga claridad sobre lo que quiere transmitir, de manera que el proveedor entienda el significado y la intención del mensaje, y que haya una retroalimentación entre las partes.
Se caracteriza por ser una comunicación clara, concisa, coherente, empática y respetuosa.
Construcción de relaciones:
Es indispensable que los líderes de compras puedan construir relaciones sólidas y de confianza con los proveedores. Implica mantener vínculos positivos y saludables, respetar las diferencias, mostrar interés y apoyo, expresar gratitud y confianza, y colaborar para lograr objetivos comunes.
Gestión de conflictos:
Un aspecto clave para un buen líder de compras es la habilidad de gestionar los conflictos, que pueden surgir entre los distintos agentes con los que interactúa, como proveedores, clientes, empleados y otros.
Debe saber cómo solucionar los conflictos de forma eficiente y positiva, buscando el beneficio mutuo y la satisfacción de las partes implicadas. Para ello, el líder evalúa la situación, interviene solo si es necesario, crea y establece normas claras, identifica las causas del conflicto, apoya o sanciona a los participantes del conflicto y por encima de todo se mantiene neutral, imparcial y profesional.
Mantener relaciones de confianza y colaboración con los proveedores, le otorga a la empresa una serie de beneficios dentro de los cuales se destacan:
La automatización de los procesos de compras es una práctica clave para los líderes de compras en el mundo actual, que les permite mejorar la eficiencia, reducir los costos y liberar a los empleados de trabajos manuales para que se centren en tareas de mayor valor.
El uso de herramientas tecnológicas, como la inteligencia artificial, permite a los líderes digitalizar y agilizar todas las fases del proceso, desde el abastecimiento hasta la evaluación de los proveedores.
Esto les ayuda a mejorar el seguimiento y el control de los gastos, así como descubrir oportunidades de mejora y ahorro.
La automatización nos permite ser más ágiles, también fortalece las relaciones con los proveedores, al mejorar la transparencia, la comunicación y el rendimiento. Es una herramienta poderosa que puede ayudar a los líderes de compras a destacarse en un mercado cada vez más competitivo.
Los beneficios que se obtienen de la práctica de la automatización son diversos, algunos de ellos son:
Además, la automatización apoya las dos prácticas anteriores, de las que ya hablamos, por una parte, agiliza el ciclo de compras, el flujo de aprobación y la facturación, aumentando la eficiencia de la gestión.
Por otro lado, fortalece las relaciones con los proveedores al brindar transparencia, comunicación y rendimiento.
Se pueden usar plataformas de gestión de compras o software ERP (Enterprise resource planning) para lograr la automatización en los procesos de compras, que integran y automatizan todas las etapas del proceso, desde actividades diarias, contabilidad, aprovisionamiento, gestión de proyectos, gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministros, hasta la evaluación de los proveedores.
Estas herramientas también permiten mejorar el seguimiento y el control de los gastos, así como detectar oportunidades de mejora y ahorro.
Las empresas que quieren ser más responsables y competitivas deben tener en cuenta la sostenibilidad y la gestión de riesgos en sus procesos de compras.
Esto implica adquirir productos y servicios que respeten el medio ambiente y los derechos humanos, y que minimicen los impactos negativos en la sociedad y el planeta. También implica identificar, evaluar y controlar los riesgos que pueden afectar a la cadena de suministro, como los financieros, operativos, legales y éticos.
La sostenibilidad y la gestión de riesgos en compras son dos factores que pueden mejorar el valor de las empresas, su imagen corporativa y su contribución al desarrollo sostenible.
La sostenibilidad en compras se basa en la adopción de criterios ASG (ambientales, sociales y de gobernabilidad) para elegir productos y servicios que respeten el planeta, las personas y las leyes.
Las organizaciones que practican las compras sostenibles pueden mejorar su imagen, ahorrar dinero y evitar riesgos relacionados con sus proveedores. La sostenibilidad es una forma de contribuir al desarrollo sostenible.
A continuación, se muestran algunas prácticas sostenibles que un líder puede aplicar en compras.
La gestión de riesgos en compras consiste en detectar, medir, prevenir y reducir los posibles eventos negativos que puedan dañar la cadena de suministro, como problemas de calidad, retrasos, interrupciones, fraudes, accidentes o desastres naturales.
Los riesgos en la cadena de suministro pueden afectar a los objetivos, la operación o la reputación de una empresa que compra bienes y servicios.
La gestión de riesgos reduce las pérdidas, aumenta las oportunidades y garantiza la continuidad y calidad del suministro
La gestión de riesgos en compras aporta beneficios como: ofrecer un mejor servicio al cliente, aprovechar mejor los recursos, fortalecer las relaciones con los proveedores, fomentar la innovación y la creatividad, y garantizar la seguridad en la cadena de suministro.
Algunas prácticas de gestión de riesgos que un líder puede aplicar en compras son, entre otras, las siguientes:
Las habilidades de comportamiento o también llamadas habilidades blandas (soft skills) son aquellas capacidades personales que facilitan la interacción y la relación con los demás.
Estas habilidades son esenciales para los líderes de compras, ya que les ayudan a crear vínculos, manejar equipos y liderar con eficacia. No dependen de los conocimientos técnicos, sino de la forma de gestionar las emociones, resolver problemas y tomar decisiones.
Las habilidades blandas son fundamentales para el éxito de un líder en el ámbito de las compras.
Los líderes de compras que potencian y perfeccionan sus habilidades blandas pueden aumentar su rendimiento y aportar al éxito de sus organizaciones, las habilidades más importantes a desarrollar incluyen:
El líder de compra debe invertir en su capacitación y en la de su equipo, es hora de obtener los conocimientos precisos para embarcarse en la era digital. Líder, fomenta la innovación, atrévete a implementar nuevas tecnologías y procesos.
Colabora en otros departamentos como marketing, ventas y operaciones, para así asegurar que las compras se encuentren alineadas con los objetivos de la empresa.
En conclusión, las compras son una función estratégica que requiere de un liderazgo efectivo y adaptado a los desafíos y oportunidades de la era digital. Un líder de compras debe desarrollar y aplicar todas las prácticas que hemos tratado en este artículo para lograr el éxito en cualquier organización.
5ta Avenida 9-10 calle S.O.
#81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.
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