COMPROMETIDOS CON LA INDUSTRIA DESDE 1952
Hoy en día el papel del departamento de compras se considera estratégico para cualquier organización.
La gestión de este departamento busca aportar valor a la organización, para beneficio del cliente interno y la empresa.
El comprador Industrial debe ser integral, ávido de conocimiento en múltiples áreas, sin necesidad de llegar a un nivel experto.
Requiere tener una visión amplia de la industria, dejó de ser un departamento transaccional, lo que conlleva a la profesionalización del área.
Hay mucho que decir acerca de este rol estratégico y en este segmento del blog te lo comentaremos.
El departamento de compras dentro de sus múltiples funciones maneja el proceso de compras y en esta ocasión te contaré al respecto.
Como debes saber, el fin principal del proceso de compras en la industria es procurar los materiales e insumos requeridos para la producción.
Aunque esto te parezca sencillo hoy en día, con la competencia y la demanda permanente en el mercado, las actividades realizadas por esta área de la empresa han aumentado.
Actividades como buscar la mejor oferta, verificar la calidad del producto, confirmar entregas a tiempo, verificar los proveedores, son solo algunas.
Cuando te hablan de compras a nivel industrial, se genera una particularidad.
Manejas grandes volúmenes de compras, concentradas en pocos proveedores.
“Principio de Pareto y la regla del 80/20 “
Esto se traduce así, el 80% de tus compras las realizas al 20% de tus proveedores.
Generando entonces relaciones a largo plazo con tus proveedores, lo cual te lleva a negociar, gestionar contratos y acuerdos de compras.
Si miras de cerca el ciclo de compras en la industria puedes resumir que consta de tres pasos:
Cada paso del proceso de compras involucra una gran cantidad de actividades, esfuerzo, tiempo y conocimiento de las partes involucradas.
Evalúa tu proceso, analiza cada etapa y revisa las mejoras prácticas para optimizarlo.
1.- Toma conciencia acerca de la función de compras: debes tener muy claro que el departamento de compras no es un área aislada en la empresa que solo se dedica a adquirir productos e insumos.
Todo lo contrario, debe estar presente, involucrada y alineada con la estrategia global de producción, ventas y distribución.
Compras maneja una visión general y tienen el poder de participar en que se puede ahorrar e invertir más.
La comunicación es indispensable.
Si bien, aporta información vital a la empresa, debe contar con la opinión de distintas áreas como finanzas, contabilidad, operaciones, mantenimiento y seguridad acerca de las estrategias usadas en el proceso.
2.- Planifica y presupuesta tus compras: es estrictamente necesario que antes de hacer un pedido crees un plan.
Un Plan que incluya todos los aspectos involucrados en cada etapa de tu proceso de compras, como evaluar varios presupuestos, lapsos de entrega, calidad del producto, cantidad correcta a adquirir.
Con esta práctica podrás evaluar en cuál área de tu negocio se gasta más, analizar si puedes invertir en productos de menor costo sin sacrificar la calidad, además de evitar compras innecesarias y elevar los costos de los inventarios.
3.- Automatiza tus procesos, usa la tecnología : indispensable en la mejora de procesos, más aún en este mundo globalizado.
El volumen de información que maneja el área de compras, amerita que uses una herramienta de automatización, la que mejor se adapte a tus necesidades.
Además de la cantidad de información que puedes recopilar, simplificas procesos.
El tiempo es vital y reunir información de proveedores puede requerir de mucho tiempo y esfuerzo.
En el mercado existen diversos software que permiten recabar todos los datos de cada proveedor a través del historial de compras, con el detalle de precios, categorías, fechas, por lo que solo con un clic podrás encontrar lo que necesitas.
Estas herramientas generan distintos informes, conforme lo necesiten las diversas áreas de la empresa, por ejemplo de gastos, entradas y salidas de mercancía, órdenes de compra, notas de crédito, entre otros.
Permite que los involucrados se mantengan informados en tiempo real de cualquier cosa que surja en alguna parte del proceso, te permite analizar la información para tomar decisiones rápidas y acertadas.
4.- Forma alianzas con tus proveedores: antes te mencioné que en la industria existe la particularidad del principio de Pareto y la regla del 80/20.
Fomenta relaciones a largo plazo con los proveedores, justamente por ello el crear alianzas te permite tener mejor comunicación y compromiso entre las partes.
Generas un ambiente de colaboración en una relación ganar-ganar.
Por una parte, te proveen la materia prima o producto que necesitas, con la calidad y plazo requerido y tú a su vez te comprometes a cumplir con los pagos, para que fluya el proceso de abastecimiento sin atrasos..
5.- Analiza tus resultados y mide el desempeño de tus actividades: si te has dado a la tarea de reformar tus procesos en pro de una disminución de costos, una mejor forma de llevar el inventario y optimizar ingresos, debes medirte.
Mide mes a mes y verifica si las reformas adoptadas están aportando los resultados esperados.
Usa distintas métricas o indicadores, recuerda que lo que no se puede medir, no se puede mejorar.
Si tienes resultados favorables, vas por buen camino y debes mantenerte, en caso contrario te da la oportunidad de modificar tu procedimiento y ponerlos a prueba de nuevo para evaluar su éxito.
Si quieres ampliar el tema, compartimos una entrevista que realizamos a Pámela Peña, experta en Agilidad aplicada a compras y abastecimiento. Ver entrevista.
Motiva a tu organización para llevar a cabo los cambios necesarios buscando mejorar los procesos de compra y comparte los beneficios:
Desde Ferretería Zummar te deseamos el mejor de los éxitos al aplicar estos tips para mejorar los procesos de compra.
5ta Avenida 9-10 calle S.O.
#81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.
5ta Avenida 9-10 calle S.O. #81 Barrio Lempira
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