Gestión de riesgos en el proceso de compras: herramientas y estrategias para su manejo eficiente

• Importancia de la Gestión de Riesgos en Compras
• Tipos de riesgos en los procesos de compras
• Fases de una gestión de riesgos en compras
• Estrategias aplicables para Gestionar Riesgos en Compras
• Herramientas para la Gestión de Riesgos en Compras

El entorno actual se caracteriza por la volatilidad e incertidumbre, es por ello que la gestión de riesgos se convierte en una herramienta fundamental para la sostenibilidad y el éxito a largo plazo de las organizaciones. 

El proceso de compras, como elemento vital de la cadena de suministro, no es ajeno a esta realidad.

La adquisición de bienes y servicios implica una serie de riesgos que pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad, la reputación y la continuidad operativa de una empresa. Las fluctuaciones en los precios, problemas de calidad, interrupciones en la cadena de suministro y riesgos legales, son algunos de ellos.

La gestión de riesgos es una estrategia proactiva que permite identificar, evaluar y mitigar los diversos riesgos que pueden surgir a lo largo del proceso de compras, con el objetivo de minimizar posibles impactos negativos en la cadena de suministro y en la operatividad general de la empresa.

Una eficiente gestión de riesgos en compras marca la diferencia entre la rentabilidad y la pérdida de una empresa.

Importancia de la Gestión de Riesgos en Compras

La gestión de riesgos en el proceso de compras es una inversión estratégica que resguarda a la empresa, permitiéndole lograr sus objetivos. 

No solo implica identificar y mitigar posibles amenazas, sino también aprovechar oportunidades que puedan surgir en el mercado. 

Un enfoque estratégico hacia este tipo de gestión permite generar valor a las organizaciones al anticiparse a los cambios en el entorno empresarial, para tomar decisiones informadas y fortalecer su posición competitiva. De allí su importancia para las empresas.

Además, una gestión eficaz de riesgos en compras contribuye a mejorar la relación con los proveedores, garantizar la calidad de los productos y servicios adquiridos, y cumplir con los estándares regulatorios y éticos.

Tipos de riesgos en los procesos de compras

Los riesgos en compras a los que se enfrenta una organización en la actualidad son variados.  Estos pueden relacionarse de forma directa o indirecta con otras áreas de la empresa y por ende afectarlas. 

Por esta razón, los departamentos de compras juegan un papel fundamental al diseñar sus sistemas de aprovisionamiento y cadenas de suministro ágiles, para que se encuentren preparados ante la dinámica de los mercados y accionar las respuestas adecuadas para minimizar los riesgos.

Algunos de los riesgos más comunes que deben enfrentar son:

Fases de una gestión de riesgos en compras 

Los profesionales de los procesos de compras deben seguir ciertas fases para garantizar una gestión de riesgos eficiente. Estas etapas clave se describen así: 

Estrategias aplicables para Gestionar Riesgos en Compras

Las estrategias de gestión de riesgo representan enfoques y métodos que las organizaciones emplean para reconocer, evaluar y enfrentar los riesgos vinculados a sus operaciones y objetivos. 

El propósito de estas estrategias es reducir o mitigar las posibles amenazas, aprovechar al máximo las oportunidades y asegurar que los riesgos se gestionen de manera proactiva y sistemática. Algunas de estas estrategias son:

• Diversificación de proveedores: reduce la dependencia de un solo proveedor mediante la diversificación de la base de proveedores. Esta acción ayuda a mitigar el riesgo de interrupciones debido a problemas específicos del proveedor, como quiebras, cambios en la disponibilidad de productos o fluctuaciones en los precios.

• Evaluación y selección de proveedores: establece criterios claros para la elección del proveedor, evalúa la capacidad financiera, la experiencia, la reputación en el mercado, y la confiabilidad, entre otros antes de negociar y ejecutar una compra. Identifica y califica proveedores adicionales que satisfagan las necesidades de la empresa.

• Desarrolla relaciones sólidas: establece una comunicación abierta y transparente con los proveedores, fomenta la colaboración y la resolución temprana de problemas. Define en conjunto las expectativas de rendimiento y calidad, así como la forma de evaluar su desempeño.

• Negociación de contratos: establece contratos detallados que definan claras responsabilidades, plazos de entrega, estándares de calidad y términos de pago. Los contratos bien redactados pueden proporcionar protección legal en caso de disputas o incumplimientos. Incluye cláusulas que protejan los intereses de la empresa.

• Monitoreo Continuo: supervisa el desempeño de los proveedores, los precios del mercado y cualquier cambio que pueda afectar las compras. 

Incluye el uso de tecnología e inteligencia artificial para detectar y abordar con rapidez cualquier problema potencial. Evalúa y actualiza la estrategia de gestión de riesgos de forma regular para adaptarla a los cambios del entorno.

• Planificación de contingencias: mantén inventarios de seguridad o establece acuerdos de respaldo con proveedores alternativos para mitigar el impacto en caso de interrupciones en la cadena de suministro. 

Esta estrategia puede ayudar a minimizar el tiempo de inactividad y mantener la operación comercial en marcha en caso de emergencia.

• Capacitación continua: aumenta la comprensión de los riesgos y las estrategias de mitigación entre el personal de compras, fomentando la capacitación y una cultura de gestión de riesgos.  

La aplicación de estas estrategias de manera integral permite a las empresas construir un sistema de compras robusto, minimizando los riesgos y maximizando las oportunidades.

Herramientas para la Gestión de Riesgos en Compras

Existen diversas herramientas que las empresas pueden utilizar para evaluar el riesgo en las compras. Veamos a continuación un grupo de ellas:

• Análisis FODA: para identificar y evaluar los riesgos potenciales en el proceso de compras puedes aplicar técnicas como el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) de la empresa en relación con su entorno y objetivos. Esta herramienta proporciona una visión general de los factores internos y externos que pueden influir en la gestión de riesgos.

• Software de gestión de riesgos: implementar este software facilita la recopilación, análisis y seguimiento de datos relacionados con los riesgos en las compras en tiempo real. 

Tienen la capacidad de realizar análisis predictivo, lo que ayuda a identificar y mitigar riesgos de manera proactiva. Estos sistemas permiten una mayor visibilidad y control sobre los procesos de compras, facilitando la toma de decisiones informadas y la identificación temprana de posibles problemas.

• Sistemas de Alerta Temprana: utilizar sistemas de alerta temprana que monitoreen los indicadores clave de rendimiento (KPI’s) y proporcionen notificaciones automáticas sobre posibles riesgos emergentes. 

Estos sistemas pueden ayudar a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en crisis, permitiendo una respuesta rápida y efectiva.

• Auditorías y Evaluaciones Regulares: realizar auditorías periódicas de los procesos de compras y evaluaciones de riesgos ayuda a identificar áreas de mejora y fortalecer los controles internos. Las auditorías externas e internas proporcionan una oportunidad para identificar posibles vulnerabilidades e implementar medidas correctivas para disminuir los riesgos identificados.

• Matriz de riesgos: es una herramienta visual que muestra la probabilidad e impacto de diferentes riesgos, por lo general es un formato de tabla con colores o números que indican la gravedad. Esto ayuda a priorizar los riesgos y a enfocar los esfuerzos de mitigación en los más críticos.

• Análisis del Gasto: examina a detalle los patrones de gasto en compras para identificar áreas de riesgo, como la dependencia de un solo proveedor o precios inflados.

Este tipo de análisis revela oportunidades para optimizar el gasto y mitigar riesgos financieros.

• Encuestas a Proveedores: aplica cuestionarios para evaluar el desempeño, la capacidad y la estabilidad financiera de los proveedores. Esta herramienta permite una mejor selección de proveedores y la identificación temprana de posibles problemas.

• Indicadores Clave de Riesgo (KRI): aplica métricas específicas que permitan monitorear el desempeño de la gestión y la efectividad de las estrategias que se implementan. Así obtendrás información valiosa para la toma de decisiones y la mejora continua.

La elección de las herramientas dependerá del tamaño de la empresa, la complejidad de sus procesos de compras y la naturaleza de los riesgos a los que se enfrenta. 

Combinar varias herramientas, ofrece una visión más completa y efectiva de la gestión.

La gestión de riesgos en las compras no es una simple tarea administrativa, sino un pilar fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. Va más allá de la simple protección contra amenazas, pues permite construir una cadena de suministro ágil y eficiente que se adapta a las fluctuaciones del mercado y aprovecha las oportunidades emergentes.

Implementar un enfoque proactivo que combine estrategias de diversificación de proveedores, evaluación rigurosa, contratos claros, monitoreo continuo y planes de contingencia, crea una base sólida para la toma de decisiones informadas y la mitigación efectiva de riesgos.

Al mismo tiempo, la integración de herramientas como análisis de riesgos, software de gestión de la cadena de suministro, sistemas de alerta temprana y auditorías regulares, brinda a las empresas la capacidad de anticiparse a los cambios, optimizar sus operaciones y fortalecer su posición competitiva.

En definitiva, la gestión de riesgos en compras no solo protege los activos de una empresa, sino que impulsa su crecimiento y éxito a largo plazo al garantizar la eficiencia, rentabilidad y sostenibilidad de sus operaciones.

Es una inversión estratégica que permite a las empresas navegar con confianza en un entorno empresarial dinámico y desafiante, convirtiendo los riesgos en oportunidades para el desarrollo y la prosperidad.