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¿Te has preguntado cómo algunas empresas logran superar a sus competidores más antiguos y consolidados?
La respuesta está en la cultura ágil, una manera de trabajar que les permite adaptarse a los cambios y entregar valor a sus clientes de forma continua. La cultura ágil no solo se aplica al desarrollo de software, sino también en otras áreas de la organización, como la cadena de abastecimiento.
Esta es una de las áreas más importantes para la competitividad de las empresas, ya que se encarga de gestionar el flujo de materiales, información y dinero desde los proveedores hasta los clientes.
En el mundo empresarial actual, la agilidad es una necesidad, un requisito indispensable para el éxito
La cadena de abastecimiento debe ser capaz de liderar la transformación ágil en la organización, entendiendo las necesidades de los clientes a fondo y respondiendo a ellas con rapidez y calidad.
En este artículo, te explicaremos qué es la agilidad, por qué es tan valiosa para la cadena de abastecimiento y cómo puedes implementarla en tu empresa, comencemos.
La agilidad en compras es la habilidad de responder con rapidez a las variaciones y posibilidades que ofrece el mercado, mejorando los procedimientos, los medios y los vínculos con los proveedores.
Se trata de optimizar los procesos, los recursos y las relaciones con los proveedores, utilizando la metodología ágil, que es una forma de trabajar que se basa en la colaboración, la comunicación y la mejora continua.
La agilidad en compras les permite a las empresas ser más competitivas, eficientes y satisfacer las necesidades de los clientes.
Ser ágil implica tener la capacidad de razonar, entender y actuar con rapidez y facilidad.
Es una práctica que se ha extendido entre las empresas como parte de su estrategia de gestión y que ha cobrado mayor auge en esta época de post-pandemia, para mejorar el rendimiento de la cadena de abastecimiento y el de los departamentos que influyen de forma relevante en los resultados finales.
Cuando se habla de agilidad en los procesos de abastecimiento, lo primero que se piensa y cree es que los procesos serán más rápidos o veloces.
Pero, la rapidez no es la propuesta principal de la agilidad.
La invitación de esta metodología es entender cómo puedes comenzar a hacer las cosas diferentes, producir nuevas formas de dar soluciones, pensando siempre en que agreguen valor a la empresa, al cliente y a tu proceso de abastecimiento.
El propósito de la agilidad es tener tu proceso lo más refinado y optimizado posible.
El foco principal de la agilidad, en otras palabras, es transformar tus procesos para generar valor al cliente final, entendiendo a éste como el consumidor final o el cliente interno de tu proceso. Y siempre estar en un proceso de mejora continua.
Implica adaptarse al contexto diario, sin importar los obstáculos o cambios que surjan, y seguir innovando, generando valor. Es asumir y aceptar el cambio y la flexibilidad como parte de la estrategia.
La metodología ágil es clave en los procesos de compras porque ayuda a las empresas a aumentar su eficacia, flexibilidad y capacidad de respuesta a los cambios.
Se basa en ciclos de trabajo breves y recurrentes. Esto permite a las empresas obtener resultados más rápido y adaptarse a los cambios de forma más ágil.
Aplicar la agilidad en tus procesos además te ofrece algunos beneficios como lo son:
La agilidad en compras contribuye a que las empresas aumenten su desempeño financiero de varias formas. Por una parte, las empresas ágiles están más capacitadas para negociar y obtener de los proveedores mejores precios y condiciones de compra.
Por otra parte, las empresas bajo esta metodología son capaces de reaccionar más rápido ante los cambios en la demanda, lo que permite reducir costos inherentes al exceso de inventario.
Ambas suponen un ahorro importante para las organizaciones, lo que mejora el rendimiento financiero, siendo este uno de los objetivos principales a cumplir en cualquier empresa.
Las empresas ágiles en compras son más capaces de recuperarse de los contratiempos, se adaptan muy rápido a los cambios del mercado, ya sea por la aparición de nuevos productos o servicios, el cambio de las preferencias de los clientes o las fluctuaciones económicas.
La agilidad les ayuda a evitar perder oportunidades de negocio o quedar rezagadas de la competencia.
Además, tienen relaciones sólidas con sus proveedores, lo que les permite contar con un suministro fiable de bienes y servicios, incluso en situaciones de incertidumbre. Esto reduce el riesgo de escasez o interrupciones en la producción.
En resumen, esta estrategia ayuda a las empresas a reducir los riesgos y mejorar su competitividad.
Otro de los beneficios de la agilidad es lograr que los clientes internos y externos se sientan satisfechos y fieles, al brindarles soluciones de calidad, creativas y adaptadas a sus preferencias.
La agilidad es una ventaja para las empresas, les permite atender las demandas de los clientes de manera más rápida y eficaz. Esto mejora la relación con el cliente y se traduce en una mejor experiencia, pues, pueden obtener lo que necesitan cuando lo necesitan.
Además, facilita que las empresas creen nuevas soluciones al adaptarse a las tendencias del mercado y a las expectativas de los clientes, ya que se encuentran preparadas para ofrecer productos y servicios más innovadores y personalizados. Aumentando así la satisfacción del cliente.
Introducir una nueva metodología en compras y abastecimiento, o en cualquier otro departamento de tu organización, no es una tarea sencilla al principio.
Podrás enfrentarte a muchas dificultades, ya que hacer las cosas de manera diferente implica salir de tu zona de confort, de lo que conoces, de lo que sueles hacer.
Sin embargo cuando superas las barreras y ves los beneficios que obtienes, los procesos se vuelven más naturales y fluidos.
Para aprovechar los beneficios de este conjunto de principios y prácticas que buscan mejorar la eficiencia, la calidad y la satisfacción de los clientes, te recomendamos seguir estos pasos para su implementación.
No olvides que la esencia de esta metodología es la adaptación al cambio, la colaboración, el aprendizaje y la entrega continua de valor.
Para implementar la metodología ágil, el primer paso es definir el alcance del trabajo a realizar. Para ello planifica una reunión estratégica entre los miembros o integrantes principales que manejan el proceso, así como el encargado.
Debes mostrarte flexible, adaptable y sobre todo receptivo a las opiniones y recomendaciones del equipo, para entre todos identificar y definir el objetivo que se quiere lograr.
La redacción de este objetivo debe responder a las siguientes interrogantes.
Es importante que el objetivo sea SMART (por sus siglas en inglés), es decir, específico, medible, alcanzable, relevante y limitado en el tiempo. De esta manera, podrás evaluar el progreso y el impacto.
Debe ser flexible o modificable según se vayan obteniendo resultados, hallazgos u opiniones. Nada está escrito en piedra.
El siguiente paso para usar la metodología ágil es crear un equipo diverso, multidisciplinario y autónomo. Deben coincidir personas con distintos conocimientos y habilidades que contribuyan al proyecto desde diferentes puntos de vista.
Se recomiendan equipos de trabajo pequeños, de esta manera se obtiene una mejor comunicación, coordinación y decisión. Este equipo debe contar con un mentor que se ocupe de resolver los problemas, promover el trabajo en equipo y asegurar el cumplimiento de los principios y valores de la metodología ágil.
El equipo debe ser capaz de organizarse por sí mismo, sin necesidad de una estructura jerárquica o burocrática.
La metodología ágil se basa en un ciclo repetitivo y progresivo de trabajo en donde el proyecto se divide en segmentos de trabajo llamados iteraciones o sprints, que por lo general tienen una duración de entre una y cuatro semanas.
En este punto es importante dejar muy claro que el proyecto no es el proceso. Hay una gran diferencia entre ambos conceptos, el proceso es algo que haces de forma recurrente, que tiene un paso a paso estipulado, por otra parte, el proyecto son acciones, tareas o actividades puntuales que te llevan a mejorar el proceso.
Teniendo esto en cuenta, cada iteración o sprint consta de cuatro fases:
La finalidad es entregar al término de cada iteración un producto o servicio útil y con valor agregado para el cliente. Así, se minimiza el riesgo, se mejora la calidad y se recibe una retroalimentación temprana y continua.
Las metodologías ágiles son un conjunto de ideas y principios de trabajo que se pueden adaptar a diferentes situaciones según el tipo de proyecto y el estilo del equipo.
Te presentamos las 3 metodologías ágiles más usadas. Verás que, aunque tienen muchas similitudes, cada una tiene sus propios métodos, prácticas y estrategias.
El quinto paso para aplicar la metodología ágil es crear un entorno de aprendizaje y mejora continua. Esto significa que el equipo debe estar dispuesto a experimentar, fallar y aprender de sus errores. También que el equipo debe ser receptivo a la retroalimentación, tanto interna como externa.
Para crear este entorno, es importante que el equipo tenga un espacio seguro y de confianza. En este espacio, las opiniones deben ser valoradas y los logros reconocidos. El equipo debe mantenerse al día y capacitado, mediante la formación continua y el intercambio de conocimientos.
El sexto y último paso para implementar la metodología ágil es medir y evaluar los resultados. El equipo debe definir e implementar indicadores o métricas que le permitan monitorear el progreso, el rendimiento y el impacto del proyecto.
Algunos ejemplos de indicadores que se pueden utilizar son:
Te sugerimos revisar los indicadores de forma periódica y comprobar que cumplan con los objetivos establecidos, es decir, que se esté creando valor para el cliente y que los procesos se estén perfeccionando.
En conclusión, la implementación de la metodología ágil en las empresas puede ser un proceso complejo y desafiante, pero también puede ser muy gratificante. Al adoptar un enfoque ágil, las empresas pueden mejorar su capacidad de adaptarse al cambio, responder a las necesidades de los clientes y entregar productos y servicios de alta calidad de manera rápida y eficiente.
Gracias por acompañarnos hasta aquí, y por tu interés tenemos más información acerca de este tema tan atractivo, no te pierdas el webinar Agilidad aplicada en los procesos de compra y abastecimiento en nuestro canal de YouTube
5ta Avenida 9-10 calle S.O.
#81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.
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