COMPROMETIDOS CON LA INDUSTRIA DESDE 1952
En medio de un mundo globalizado, competitivo y con un marcado cambio tecnológico, las empresas se topan a diario con alteraciones sorpresivas en los patrones de oferta y demanda, que amenazan con la escasez de recursos y materias primas.
Por ello, las empresas se deben resguardar de paralizaciones o interrupciones de suministros, y es en este caso cuando urge un rediseño y mejora en las estrategias de compras, como las que propone la Matriz de Kraljic.
En la actualidad el departamento de compras de una organización en lugar de comprar debe abastecer, y es que existe una gran diferencia entre ambos conceptos, el abastecimiento no solo contempla la mejora en costos, sino que además incluye factores como la garantía de suministro, disminución de riesgos, la sostenibilidad e innovación. Aplicar una gestión de compras como la propuesta en la Matriz de Kraljic abre un camino hacia el éxito de las organizaciones, en lo sucesivo te contaré poco a poco acerca de esta herramienta.
Peter Kraljic, es el creador de la matriz que lleva su nombre, nació en 1939, es Ph. D. de la Universidad Técnica de Hannover, Alemania y Magíster (MSc.) en administración de empresas de la escuela de negocios INSEAD, Francia.
Peter, en su pensamiento revolucionario, crea la Matriz de Kraljic, en la cual plasma su análisis acerca de la estrategia de compras, en donde nos muestra que:
No existe una sola estrategia para todo tipo de compras.
Explica que las compañías tienen compras de distinta naturaleza, tales como: materias primas, insumos directos o indirectos, servicios, entre otros, y no todas se pueden tratar por igual, ni tienen la misma importancia dentro de la empresa.
Entonces, con base en esta percepción, propone un modelo en donde se puedan diferenciar las categorías que son importantes para la empresa de las que no lo son.
Además, combina esta categorización con otro elemento, entender el mercado que los rodea, no es igual tratar con un mercado de monopolio, en donde “no” hay más opción que un solo proveedor, que con un mercado en competencia perfecta, donde varios proveedores ofrecen el mismo insumo.
Luego de esta introducción podemos responder entonces que es la Matriz de Kraljic:
La Matriz de Kraljic es una herramienta utilizada en la gestión de compras, la cual permite clasificar en categorías los materiales, servicios o suministros que requiere una empresa, enfocados en el riesgo de suministro e impacto financiero en los resultados finales.
La Matriz se basa en dos ejes, uno vertical o también llamado eje “Y” y otro horizontal o eje “X”, creando cuatro cuadrantes, dos superiores y dos inferiores . Dichos ejes se encuentran representados por una variable de ponderación y análisis, una considera el impacto económico, el valor para la empresa y la otra representa el riesgo de cambio de proveedor.
Obteniendo de forma gráfica lo siguiente:
De acuerdo con el análisis de las variables indicadas en el apartado anterior, se generan cuatro categorías de artículos o productos, que finalmente sirven para afinar objetivos, evaluar y diseñar las diferentes estrategias para cada caso en particular, así como también, considerar y estudiar los distintos riesgos de cambio de proveedores de una empresa en el área de compras.
El máximo beneficio que nos brinda Kraljic con su matriz es poder gestionar las compras y los proveedores de una manera estructurada.
Las categorías de producto que surgen entonces son:
Como puedes observar y deducir no todas las categorías se pueden tratar por igual, esta categorización es el paso más importante al trabajar la matriz en tu empresa, tú mejor que nadie conoce la historia y el comportamiento de los diferentes artículos en el pasado.
La matriz funciona cuando se es proactivo, no reactivo.
Por ende podrás analizar detenidamente en qué cuadrante se ubica cada uno y a partir de allí dirigir los distintos esfuerzos para crear valor, desde delegar las negociaciones de menor impacto financiero al personal de menor experiencia, como incorporar al staff de compras, personal con excelentes habilidades de negociación y comunicación para los artículos estratégicos.
Conozcamos un poco más acerca de cada categoría, siguiendo el orden de los cuadrantes:
Ubicados en la parte superior izquierda de la matriz, los artículos de palanca representan aquellos productos que generan un alto porcentaje de utilidad o impacto financiero para la empresa, son de cuidado, pues representan una buena parte de dinero para la empresa.
Son productos de calidad estándar, lo cual implica un bajo riego de suministro, por ende, una abundante oferta en el mercado.
Al existir esta gama de proveedores que ofertan el producto, la empresa tiene de su lado la capacidad de negociar e incluso cambiar de proveedor para conseguir las mejores condiciones. Por lo cual en otras palabras su estrategia va dirigida a encontrar el mejor servicio al menor precio.
Posicionados en la parte superior derecha de la matriz, los artículos estratégicos tienen el más alto e importante impacto financiero para las organizaciones.
Son artículos escasos o productos de uso poco común en los que la empresa invierte la mayor parte del dinero, pero marcan la diferencia dentro del mercado, como por ejemplo: un metal escaso.
Se trata de productos cuyo riesgo de suministro y negociación es muy alto, hablamos de un mercado con muy poca oferta o incluso monopolios, que además puede representar una difícil logística para su entrega.
Frente a estas circunstancias, la adquisición de los artículos estratégicos exige la mayor parte de los esfuerzos de negociación por parte de la gestión de compras.
Las estrategias relacionadas en este apartado apuntan a ser diplomáticos, afianzar relaciones comerciales, fortalecer canales de comunicación, entre otras.
Pasando a los cuadrantes inferiores de la matriz encontramos del lado izquierdo los artículos no críticos o llamados rutinarios, estos poseen un bajo impacto financiero con un bajísimo o casi nulo riesgo de suministros.
Son artículos de uso común, cuya abundante oferta en el mercado no amerita de ningún tipo de negación para su adquisición, un cambio de proveedor no implica riesgo alguno, se consideran transaccionales.
Un ejemplo claro son los artículos y materiales de oficina, aunque se requieren para realizar el trabajo, no generan beneficios para la empresa. Una estrategia para este caso estaría más enfocada en reducir el tiempo de ejecución de la compra, así como también minimizar costos administrativos y de logística.
Finalmente, en el cuadrante inferior derecho se encuentran los artículos cuello de botella, se definen como productos muy específicos, que aunque representen un bajo riesgo financiero, sí tienen un alto riesgo de suministro.
Por lo general, un proveedor o un grupo muy pequeño dominan el mercado, lo cual implica poca oferta.
Las estrategias que compras puede aplicar en este cuadrante pueden ser, en primer lugar, negociar contratos a largo plazo para garantizar el suministro, previendo niveles mínimos de inventarios. Por otra parte, diseñar planes para minimizar la dependencia, bien sea adaptando tu producto o indagando nuevas opciones.
Luego de llevar a cabo la categorización de artículos, productos o servicios en sus correspondientes cuadrantes dentro de la matriz, nacen las diversas estrategias, primordiales para los equipos de compras, con miras a enfocar sus esfuerzos donde es necesario.
De forma gráfica te presento las más resaltantes para cada categoría.
La matriz de Kraljic, no solo permite que el equipo de compras reconozca las prioridades de la empresa, sino que a su vez ayuda a identificar los riesgos y oportunidades asociadas a estas.
Su aplicación incide en: reducción de costos, mejora de la eficiencia, fortalece relaciones comerciales con proveedores de mayor impacto e incluso incita al desarrollo de nuevas soluciones.
Encontramos múltiples beneficios y ventajas adicionales, dentro de las cuales se destacan:
Para finalizar, es importante destacar que una adecuada aplicación de la matriz se refleja en la forma en cómo se gestionan las compras y los proveedores.
Interesante y apasionante el tema ¿verdad?, por ahora llegamos al final del artículo, sin embargo, en próximas publicaciones te presentaré con mayor detalle cada una de las estrategias según sus categorías.
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¡Hasta la próxima!
5ta Avenida 9-10 calle S.O.
#81 Barrio Lempira
San Pedro Sula, Honduras.
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